Как оптимизировать процесс закупок для бизнеса

extra_toc

Есть много движущихся частей, когда дело доходит до деловых операций. От маркетинга и продаж до отдела кадров и бухгалтерского учета — у каждого отдела есть свой уникальный набор задач, которые необходимо выполнить для успеха компании. Одной из областей, которая часто упускается из виду, являются закупки. Закупки могут быть сложным процессом, но вы можете оптимизировать его для своего бизнеса с помощью правильных инструментов и стратегий. Вот как вы можете это сделать. Статья максимально упрощена и написана для новичков в бизнесе.

Исследуйте и поймите условия закупок

Первым шагом к оптимизации процесса закупок в вашем бизнесе является изучение и понимание различных терминов, связанных с ним. Это поможет вам определить правильные инструменты и стратегии для вашей компании. Например, если вы не знакомы с термином «анализ расходов на закупки», вы не сможете должным образом управлять расходами своей компании.

Вы также должны научиться отличать некоторые более простые термины и сравнения, такие как счет-фактура и заказ на покупку. Счета — это то, что вы получаете от продавцов после совершения покупки. С другой стороны, заказ на покупку — это соглашение между вашей компанией и продавцом, в котором излагаются условия продажи. Поняв эти термины, вы сможете более эффективно управлять процессом закупок в своей компании. Говоря простыми словами, нужно знать базу, фундамент, без этого нормальный процесс закупок не построить.

Создать политику закупок

Как только вы поймете основы закупок, вы сможете создать политику закупок для своей компании. В этой политике должно быть указано, как ваша компания будет подходить к закупке товаров и услуг и обращаться с ними. Некоторые факторы, которые следует учитывать при создании политики закупок, включают:

  • Типы продуктов или услуг, которые нужны вашей компании
  • Как часто вашей компании нужно будет закупать товары или услуги
  • Бюджет вашей компании на закупки
  • Как ваша компания будет находить поставщиков
  • Типы контрактов, которые будет использовать ваша компания

Имея политику закупок, вы можете быть уверены, что ваша компания получает наилучшие продукты и услуги по наилучшей возможной цене.

Процесс закупок для компании

Оцените своих поставщиков

Важно периодически оценивать поставщиков, чтобы убедиться, что они по-прежнему соответствуют потребностям вашей компании. При оценке поставщиков необходимо учитывать следующие факторы:

  • Качество продуктов или услуг, которые они предоставляют
  • Их цены
  • Как часто они доставляют вовремя
  • Легко ли с ними работать
  • Отношения вашей компании с поставщиком

Оценивая своих поставщиков, вы можете гарантировать, что ваша компания получит наилучшие продукты и услуги по наилучшей возможной цене.

Обучайте свою рабочую силу

Ваши сотрудники играют жизненно важную роль в процессе закупок. Именно они будут использовать продукты и услуги, которые покупает ваша компания, поэтому очень важно, чтобы они были должным образом обучены и обучены тому, как их использовать. Убедившись, что ваши сотрудники осведомлены о продуктах и ​​услугах, которые они будут использовать, вы можете помочь оптимизировать процесс закупок в вашей компании.

Если человек не справляется, далеко не факт, что его нужно менять. Его можно попробовать научить. В сфере закупок для бизнеса это очень важно, если там делать ошибки, то это может плохо закончиться для предприятия. Ну и в целом тут процесс оптимизации может быть бесконечным, если пробовать новые подходы и т.д. А для этого необходимо обучаться и развиваться.

Переговоры

Чтобы оптимизировать процесс закупок вашей компании, вам необходимо убедиться, что вы получаете наилучшие цены на продукты и услуги, которые вы закупаете. Это означает, что вам нужно освежить свои навыки ведения переговоров, когда вы вступаете в новые переговоры о закупках. Есть несколько ключевых моментов, которые следует учитывать при переговорах с поставщиками:

  • Убедитесь, что вы знаете рыночную цену продукта или услуги, которую вы приобретаете.
  • Не бойтесь просить о скидках или специальных ценовых соглашениях
  • Будьте готовы отказаться от переговоров, если вы не получите желаемых условий.

Оптимизация процесса закупок может быть сложной и трудоемкой, но стоит убедиться, что ваша компания получает самые выгодные предложения по продуктам и услугам, в которых она нуждается. Следуя приведенным выше советам, вы можете быть уверены, что получите лучшее соотношение цены и качества.